「誤字脱字が多くて上司に注意された」
「Back spaceキーを頻繁に使うから作業が遅いんだよなぁ」
仕事の資料作成で入力ミスが多い人は「文字の入力ミスがまた起きてしまうかも」と考えながらキーボードを操作しているでしょう。
私も入力ミスが多くてback spaceキーを連打していました。しかし正しく入力する方法を身に付けてから、back spaceキー連打が減ったのです。
本記事では入力ミスが起きる原因を明らかにして、正しく入力するための条件をお伝えします。
今回得られること
- 入力ミスが起きる理由
- 正しく文字を入力できるようになる方法
正しい文字入力には正しい指の使い方が欠かせません。直ぐにでも入力ミスを減らしたい方は最後まで読み進めましょう。
入力ミスする理由は2つ
文字を入力ミスする理由は2つあります。スピードの追及と指のポジションです。ミスの原因を放っておくと、5年後・10年後も文字を修正する作業に追われてしまうでしょう。
あなたは以下の様に考えていませんか？
- 会社で10年以上パソコンを操作してきたから自分の入力方法が正しいはず
- この先もっとキーボードに触れれば操作に慣れてきて入力ミスが減るはず
残念ですが間違った方法でやり続けていても、報告書や企画書の入力ミスは減りません。あなたに入力ミスを減らしたい気持ちが少しでもあるなら、理由を知るところから始めましょう。
タイピングスピードを求めすぎている
1つ目の文字を入力ミスする理由は、タイピングスピードの求め過ぎです。キーボード操作に慣れていない人は、正確性とスピードが反比例します。つまりスピードを求めると入力ミスが増えるのです。
タイピングは文字を書くことと同じです。自分の名前をかなり素早く書いてみてください。自分でも読めないほど字体が崩れていませんか？
キーボードで書類作成するときもスピードを求めて文字を入力すると、以下のような読めない文章になります。
誤：いつもおあせわになったおえいｒます。先日ッは、死ｙ楼と送って頂き有賀乙男座いました。
正：いつもお世話になっております。先日は資料を送って頂きありがとうございました。
パッと見ただけで文章の修正が必要だとわかります。それでもなお私たちが、最初からスピードを求めるのはなぜでしょうか？
以下のことが考えられます。
- 周りから評価されたい
- 仕事を早く終わらせたい
- なんか仕事できる風でカッコイイ
- 自分の成長を感じられる
スピードを求め過ぎていると、いつまで経ってもデータの入力ミスがなくなりません。適当に文字を入力したため、ヒューマンエラーに繋がることがあります。
入力ミスを削減したいならスピードよりも正しさを優先しましょう。
ホームポジションが未完成である
2つ目の文字を入力ミスする理由は、ホームポジションが未完成であるからです。
ホームポジションが身に付いていない原因は以下の通りです。
- そもそもホームポジションを知らない
- 自分が使いやすい指だけで入力している
ホームポジションだけで入力ミスを減らせるのかな？
ホームポジションはキーボード操作において、以下のような効果があります。
- 全ての指を使って入力速度をあげる
- 各キーを決まった指で押す
- 指を動かす範囲が狭く済む
仮にホームポジションを身に付けずにキーボードを操作すると、「Y」と「Enter」を同じ指で押すことになるでしょう。
YとEnterは同じ指で押しては駄目なの？
駄目ではありませんが指の移動距離が長くなります。指を動かす範囲が広ければ入力ミスする確率が高まってしまうのです。正しく入力しているつもりでも、気付かないうちにヒューマンエラーへと繋がってしまいます。
ホームポジションは正しく文字を入力するための型です。型破りな方法を使いたいなら、型を身に付けてから挑戦しましょう。
すべての指を使えば入力ミスは減らせる
キーボード操作はすべての指を使うのが前提です。すべての指を使うと各指に役割ができます。指の動く範囲が決まっているため、入力ミスが減るのです。
キーボードの左にある「A」をわざわざ右手で押しませんよね？「A」は左にあるため左手で押した方が確実です。
指は私たちと似ています。仕事を1人でしていたら終わらせるまでに時間がかかるでしょう。自分が使いやすいと思っている人差し指と中指だけ働かせていたら、キャパオーバーです。特に文章は連続で文字を入力するため、ミスが発生しやすくなります。小指と薬指も使うことで他の指を助けられるのです。
ためしに以下の文字を入力してみましょう。制限時間は15秒です。
ミスが続くと15秒を越してしまいます。ミスなく15秒以内に入力するためにすべての指を使いましょう。
キーボードの配置を覚えられるのはタイピング練習だけ
正しく文字を入力するためには、キーボードの配置を覚えておく必要があります。キーボードの配置を覚える一番良い方法は、タイピング練習です。実際に指を動かしていると、自然にアルファベットの配置がわかってきます。
たとえば「A」は左手の小指で押します。「A」は母音なので出番が多いキーです。何度も小指で押すため「A」だけなら練習を開始したその日に、手元を見ず入力できるようになるでしょう。
毎日キーボードを眺めていても、キーの配置は覚えられません。手と頭を同時に使うことで、短期間でキーボードの配置を覚えられるのです。
正しい文字入力を身に付ける理由
正しく文字を入力するスキルは、パソコンを操作する上で欠かせません。コピー＆ペーストや音声入力を使えば、大きな間違いはほとんど起きないでしょう。しかしキーボードで入力した文字には、誤字脱字が発生していることが多々あります。なぜなら人間が自分の意思で入力しているからです。
プレゼン資料や取引先へ提出する書類などに、誤字脱字があったら信用を失うきっかけになります。文字の正しさは私たちが想像しているよりも、重要なのです。
これから正しい文字入力を身に付ける理由についてお伝えします。正しいタイピングを身に付けられたら、自分が望んだ未来が待っているでしょう。
数字のミスは影響が大きい
正しく数字を入力できなければ、周りに与える影響が大きくなります。
代表的なのが以下のような例です。
数字の入力は慣れていないとミスします。正しく文字を入力することは、言葉だけではなく数字も含まれるのです。仕事では数字の誤入力が大きな勘違いに繋がります。
会社でベテランと呼ばれる人は、ミスなく数字を入力しているでしょう。入力ミスがないのは、その人にタイピングスキルがあるからです。そして数字のミスが大きな影響を与えることを自覚しているからです。
正しい文字入力を身に付ければ、気負わず仕事に取り組めるようになるでしょう。
誤字脱字は信頼が下がる
以下のようなメールが届いたとき、あなたはどのような印象を受けますか？
正しい文はこちらです。
取引相手なら誤字脱字が目立つ文を見て、今後の関係を見直すきっかけになりかねません。信頼できないと判断して取引が中止になる可能性があります。
『読めない文字』を読むことはストレスです。相手に嫌な思いをさせないために、正しく文字を入力できるようになりましょう。
修正時間が減る
入力ミスが減るということは、修正時間が減るということです。仕事で資料やデータを作成した後は、提出前に最終チェックしているでしょう。
資料をチェックしているとき、以下のようなことを経験したことはありませんか？
- 思っている以上に入力ミスが多いな
- しっかり入力したはずの箇所が間違っている
- 明日提出だから残業して修正しないとな…
たくさん間違いを見つけたら、時間をかけて修正する必要があります。しかし修正箇所が5カ所なら、少ない時間で済むでしょう。自分の大切な時間を適当に扱わないでください。
まとめ：正しく文字入力できないのはスピードを求めているから
本記事では入力ミスが起きる原因として、以下の2つをお伝えしました。
- タイピングスピードを求めすぎている
- ホームポジションが未完成である
正しく入力するための条件は、すべての指を使ってキーボードを操作することです。タイピングスピードは正しく入力する方法を学んだ後の方が早くなるため、正しさ優先で文字を入力してください。
入力ミスを限りなく0に近づけていきましょう。
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